ПАМЯТКА

Об организации исполнения служебных документов в штабах казачьих станиц и контроля за их исполнением

 

•  Осуществление контроля исполнения документов

•  Осуществление контроля за исполнением служебных документов в штабах казачьих станиц является одной из основных обязанностей всех должностных лиц правления станицы.

Исполнение служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в служебных документах.

Обязательному исполнению и оформлению подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий

•  Служебные документы, взятые на контроль, учитываются по журналу входящей корреспонденции или по журналу контроля за исполнением служебных документов, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа.

На лицевой стороне первого листа таких служебных документов в правом верхнем углу ставится штамп или делается запись от руки «контроль», срок исполнения, фамилии исполнителей, отметка об исполнении и другие необходимые данные.

•  Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.

На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим) исполнен служебный документ, дата исполнения и номера дела, в которое служебный документ должен быть подшит. Эта отметка делается на обратной стороне последнего листа служебного документа и свидетельствуется подпись исполнителя.

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на обратной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, заверяемую своей подписью.

О снятии служебного документа с контроля делается отметка в журнале.

 

II . Ответственность за исполнение документов (поручений)

2.1 Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на атаманов (начальников штабов), которым были даны поручения, и непосредственных исполнителей.

2.2 При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

 

•  Система контроля исполнения документов.

•  Для ведения контроля за исполнением служебных документов в каждой казачьей станице отрабатывается система контроля, которая должна включать:

а) средства контроля: журналы контроля за исполнением служебных документов;

б) органы контроля: ответственные за делопроизводство или лица, специально назначенные для контроля;

в) методы контроля: личный контроль соответствующих атаманов (начальников штабов); заслушивание должностных лиц, назначенных для ведения делопроизводства (контроля); периодические проверки; анализ исполнения служебных документов.

3.2 Лица, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны:

- постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;

- упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать обо всех случаях задержки исполнения соответствующим атаманом (начальникам штабов);

- периодически анализировать состояние исполнения документов, в том числе и в подчиненных, разрабатывать мероприятия по усилению контроля исполнения и вносить атаманам (начальникам штабов) предложения об улучшении этой работы.

3.3 Состояние контроля за исполнением служебных документов в структурных подразделениях округа (юрта) проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами атаманами казачьих станиц (юрта, округа). Результаты проверок оформляются актами и докладываются в вышестоящий штаб.

В актах проверки отражаются следующие вопросы:

- общее количество документов, поставленных на контроль;

- сколько из них исполнено в установленные сроки;

- какие поручения не исполнены в срок;

- причины неисполнения, виновные лица.

 

 

 

Первый товарищ Верховного Атамана СКВРиЗ

казачий полковник П.А. Барышников